1. Responsable del Tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta Política de Privacidad (en adelante, la "Política") es Gen Suite SRL, con RNC 133816156 y domicilio en Ramón Fidel Yáñez 27, Santo Domingo, República Dominicana (en adelante, "GenSuite").
Esta Política aplica a los datos personales y de negocio de: (i) los Usuarios que acceden al Servicio en representación del Cliente, (ii) el propio Cliente/Tenant como titular de la cuenta de facturación SaaS, y (iii) los clientes, proveedores y demás terceros cuya información el Cliente ingresa al Servicio para la gestión de su negocio.
2. Datos que Recopilamos
Para la correcta prestación del Servicio, GenSuite recopila y procesa las siguientes categorías de información:
2.1 Datos de identificación fiscal
- Cédula de identidad o RNC de clientes y proveedores del Cliente, tipo de identificación (individual, empresa, pasaporte, NIT), y datos fiscales propios de la empresa del Cliente (RNC, régimen fiscal, actividad económica, representante legal).
2.2 Datos de contacto
- Nombre, correo electrónico, teléfono(s), dirección física, y en algunos casos fecha de nacimiento o fotografía, tanto de los Usuarios del Servicio como de los clientes y proveedores registrados por el Cliente.
2.3 Datos financieros y comerciales
- Información bancaria de proveedores (banco, tipo y número de cuenta), términos y condiciones de crédito, límites de crédito, medios de pago preferidos, y demás información necesaria para la gestión administrativa y contable del negocio del Cliente.
2.4 Credenciales de acceso
- Correo electrónico y contraseña de acceso al Servicio, y demás mecanismos de autenticación e identificación de Usuarios necesarios para el control de acceso a la plataforma.
2.5 Comprobantes fiscales electrónicos
- Información y archivos asociados a los comprobantes fiscales (NCF) y comprobantes fiscales electrónicos (e-CF) emitidos por el Cliente a través del Servicio, incluyendo los archivos XML generados y su estado de transmisión ante la DGII.
2.6 Datos de uso del sistema
- Información técnica y operativa generada por el uso de la plataforma, necesaria para la administración de la cuenta del Cliente (Tenant), sus planes y su suscripción.
3. Finalidad del Tratamiento
Los datos descritos en la sección anterior son utilizados por GenSuite exclusivamente para las siguientes finalidades:
- Prestar el Servicio contratado por el Cliente (facturación, inventario, compras, gastos, cuentas por cobrar, reportes y demás módulos).
- Emitir y transmitir comprobantes fiscales electrónicos ante la DGII, conforme a la normativa vigente.
- Gestionar la cuenta, suscripción, facturación y soporte del Cliente.
- Cumplir con obligaciones legales y regulatorias aplicables en la República Dominicana.
- Mantener la seguridad, integridad y correcto funcionamiento del Servicio.
4. Comunicación de Datos a Terceros
Como regla general, GenSuite no comparte, vende ni cede los datos personales o de negocio del Cliente a terceros. La comunicación de datos a terceros únicamente ocurre en los siguientes supuestos:
- Cuando el propio Cliente lo solicite o autorice expresamente, por ejemplo, al habilitar una integración con un sistema o servicio de terceros para ampliar el control de su negocio.
- Cuando resulte necesario para la prestación del Servicio, incluyendo proveedores de infraestructura tecnológica y el proveedor externo encargado de la conexión con la DGII para la emisión de comprobantes fiscales electrónicos, quienes se encuentran sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad.
- Cuando sea requerido por ley, orden judicial o requerimiento de autoridad competente.
El alcance específico de la información compartida con terceros dependerá de las integraciones que cada Cliente decida habilitar en su Tenant.
5. Comprobantes Fiscales Electrónicos y DGII
Conforme a la normativa de la DGII, el Servicio transmite y almacena los archivos XML correspondientes a los comprobantes fiscales electrónicos (e-CF) emitidos por el Cliente. Estos archivos, junto con el historial de NCF, se conservan como parte del cumplimiento de las obligaciones fiscales del Cliente frente a la DGII, en los términos descritos en la sección 9 de los Términos y Condiciones.
6. Seguridad de la Información
GenSuite implementa medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la información alojada en el Servicio. En particular:
- La información se aloja en servidores virtuales en la nube.
- Determinada información sensible (incluyendo contraseñas, certificados digitales y archivos XML de comprobantes fiscales) se almacena de forma encriptada.
- Se realizan copias de seguridad (backups) periódicas, las cuales se almacenan encriptadas.
Por razones de seguridad, GenSuite no divulga públicamente el detalle técnico de su arquitectura, controles de acceso o mecanismos de cifrado.
7. Conservación y Eliminación de Datos
GenSuite conserva la información del Cliente mientras la suscripción se encuentre activa y durante el período de suspensión previsto en la sección 6 de los Términos y Condiciones (45 días calendario tras la suspensión por falta de pago).
Una vez cancelado el Servicio, vencido el plazo de reactivación tras suspensión, o terminada por cualquier causa la relación contractual, GenSuite no está obligada a conservar, entregar, exportar ni restituir la información almacenada en el Tenant del Cliente, y podrá proceder a su eliminación conforme a sus políticas internas y a la normativa aplicable.
8. Propiedad y Titularidad de los Datos
Mientras el Cliente mantenga una relación contractual vigente con GenSuite, el Cliente conserva la titularidad sobre los datos de negocio que ingresa al Servicio. GenSuite actúa como encargado del tratamiento, procesando y almacenando dicha información únicamente para los fines de la prestación del Servicio, conforme a lo descrito en esta Política y en los Términos y Condiciones.
9. Derechos de los Titulares
Los titulares de datos personales podrán ejercer, en la medida en que resulte aplicable conforme a la normativa dominicana vigente, sus derechos de acceso, rectificación y actualización de sus datos personales, dirigiendo su solicitud al Cliente responsable de la relación comercial (en el caso de clientes y proveedores registrados en un Tenant) o directamente a GenSuite (en el caso de Usuarios del Servicio), a través de los canales de contacto indicados en la sección 11.
10. Menores de Edad
El Servicio está dirigido a empresas y personas físicas mayores de edad que ofrecen bienes o servicios. GenSuite no recopila conscientemente datos personales de menores de edad.
11. Ley Aplicable
El tratamiento de datos personales descrito en esta Política se rige por la normativa vigente en la República Dominicana en materia de protección de datos personales.
12. Cambios a esta Política
GenSuite podrá actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Las actualizaciones serán notificadas al Cliente por los medios de contacto registrados y/o publicadas en la plataforma o sitio web de GenSuite.
13. Contacto
Para consultas relacionadas con el tratamiento de datos personales, puede comunicarse a través de:
contacto@gensuite.do
+1 809 967 0843